E-mail Corporativo: Será que sabemos tudo sobre isso?

E-mail corporativo não envia só informações importantes sobre os negócios da empresa ou do seu departamento. O bom uso dessa ferramenta diz muito sobre o remetente da mensagem e transmite ao destinatário impressões sobre a personalidade de quem envia o e-mail.

Tudo o que está vinculado ao profissional no ambiente de trabalho o representa, por isso é importante sempre que se passe uma imagem de credibilidade e comprometimento.

Veja abaixo algumas dicas importantes:

      1.    E-mail corporativo é só para assuntos profissionais

Assim como as demais ferramentas de trabalho, o e-mail corporativo deve ter uso restrito para assuntos profissionais. Se o assunto for pessoal, deve ser utilizado endereço de e-mail particular.

      2.    Seja objetivo

A sugestão nem sempre é lembrada na hora de explicar um assunto delicado ou descrever um procedimento de trabalho. E-mails claros e objetivos são mais eficazes e evitam o desperdício de tempo.

      3.    Campo Assunto

Deve descrever com clareza e objetividade o conteúdo do e-mail. Ele deve ser um micro resumo do assunto que será tratado.

       4.    Destinatários

Existe diferença entre os campos para destinatários da mensagem:

a.    No campo PARA estão as pessoas diretamente afetadas com a mensagem, aqueles que de fato podem resolver o assunto descrito no conteúdo do e-mail.

b.    No campo CC estão aqueles que simplesmente precisam estar cientes do assunto.

c.    E o campo CCO deve ser usado no envio de mensagens para grupos distintos, onde o destinatário não precisa saber que outras pessoas receberam a mensagem.
Essa ação evita que os endereços de seus contatos sejam usados em listas de envio de e-mail que eles não pediram para participar.

Esses campos só deverão ser preenchidos após revisão do texto. É a última ação antes do envio. Não é raro acontecer um clique acidental de envio quando a mensagem ainda não foi concluída ou revisada.

      5.    Conteúdo

a.    A mensagem

Deve ser simples, respeitosa, amigável e agradável. Nunca exigente, seca ou lacônica. Observe as regras básicas de boas maneiras ao se dirigir às pessoas que você não conhece ou não são das suas relações de negócios, utilize Sr., Sra., Dr., Dra.

A comunicação profissional deve ser clara e sem abreviações. Isso significa que o uso de “vc” para “você” ou “qdo” para “quando”, por exemplo, deve ser evitado.

b.    Cuidado com os enfeites

Em e-mails profissionais, não caia na tentação do uso de
emoticons, variações de estilos e cor de  fonte ou papel de carta para e-mail - podem afetar a percepção do destinatário sobre a credibilidade e profissionalismo de quem escreveu o e-mail. Da mesma evite o uso de letras maiúsculas que podem dar a impressão que o remente está gritando. Discrição, bom senso e elegância são uma boa pedida.

c.    Erros de Português

Como em qualquer outro texto, a capacidade de escrita do profissional está sendo analisada no e-mail, por isso a necessidade de sempre respeitar as regras gramaticais e o uso de vírgulas. O uso coloquial do português (“Prezados Senhores”, “para vossa apreciação”) nem sempre cai bem em uma mensagem relacionada à rotina de trabalho e gírias e palavrões estão proibidos em e-mails profissionais.

        6.    Finalização da mensagem

a.    No caso de finalizar uma mensagem, “abraços” ou “abs” e “beijos” ou  “bjo” não são adequados e devem ficar estritos ao circulo pessoal. Uma forma de cumprimento mais simples como  “obrigado (a)” é o mais indicado. Se estiver tratando com clientes e fornecedores expressões como “Cordialmente, Atenciosamente, Grato pela atenção” são mais adequadas.

         7.    Cuidado com o botão “Enviar”

Revise as informações para ter certeza de que elas serão enviadas da forma desejada e para o destinatário correto.

Lembre-se de preencher o endereço do destinatário após ter revisado a sua mensagem.

8.    Despedida

A saída de uma empresa pode ser um momento delicado para o profissional e o ideal é evitar se expor demais por e-mail. Deixar os contatos, ser conciso e não demonstrar ressentimentos mantém o networking e evita desgastes.

É de bom tom também mandar um e-mail geral e não apenas para algumas pessoas, assim como não sair sem se despedir. No caso de profissões da área comercial ou de contato direto com clientes, vale também consultar a chefia para se despedir e indicar quem assumirá o lugar.

9.     Respondendo e-mail

O e-mail é hoje a mais importante ferramenta de comunicação corporativa. Entretanto pode tornar-se um obstáculo quanto á administração do tempo e a concentração nas tarefas do dia.

Estabeleça horários para checar a caixa de entrada, (no primeiro horário da manhã, após o intervalo do almoço etc) sempre respondendo as mensagem que exigem maior urgência.

Portanto, cheque regularmente sua caixa e tome muito cuidado com recursos como auto arquivamento por remetente. Você pode estar perdendo informações valiosas, alguma solicitação urgente de trabalho de seu superior, que se não cumprida, seguramente vai pesar na sua avaliação.

Ao responder, observe com cuidado para quem deve ser dirigida a resposta, principalmente se houverem outros destinatários envolvidos. Dirija a resposta para quem enviou o e-mail. Muitas vezes, pode não ser conveniente Responder para Todos,  um assunto que diz respeito somente a você e ao seu superior imediato.