Simplificando a Comunicação Corporativa

Um bom fluxo de comunicação dentro da empresa, agiliza decisões, otimiza o tempo e  reduz  retrabalhos.

O roteiro a seguir, expõe de forma resumida os aspectos mais importantes que devem ser observados, para que se possa atingir um bom e adequado fluxo de comunicação, entre os diversos setores e departamentos dentro da organização.

Direções da Comunicação interna

Fluxo de comunicação é o modo como uma organização troca informações, sejam elas de caráter interpessoal, entre setores e departamentos, ou mesmo entre gestores e colaboradores garantindo que as ideias e os conhecimentos circulem a favor da empresa, assegurando um desempenho coordenado. Pode ser formal, realizada através da hierarquia, ou informal, realizada fora do sistema convenciona. Acontece em quatro direções, conforme figura abaixo:

Descendente ou vertical (de cima para baixo), faz parte da estrutura de dependência hierárquica.

Parte da gestão de topo para baixo, através dos níveis superiores hierárquicos, até os demais colaboradores.

Tem a finalidade de informar, instruir e dirigir.

Traduz a filosofia da empresa, reflete as características de quem a administra.

Na prática: são as comunicações que envolvem decisões, supervisão de tarefas e projetos, solicitações de procedimentos, tarefas ou relatórios, convocações para reuniões ou treinamentos e auditorias. 

Ex.: relatórios administrativos, manuais de políticas e procedimentos, circulares, relatórios escritos sobre desempenho, manuais de empregados etc.

Ascendente (de baixo para cima) flui dos colaboradores para seus superiores com o objetivo de fornecer informações à gestão de topo.

Na prática: envolvem ações inerentes às atribuições funcionais, apresentação de resultados e conclusão de projetos. 

Ex.: planilha de resultados, indicadores de desempenho, relatórios, sugestões, retorno de solicitações superiores. Apresenta propósito informativo e auxilia na tomada de decisão.

Horizontal ou Lateral se estabelece entre elementos de mesmo nível hierárquico, proporcionando uma rápida cooperação e coordenação.

Na prática: Toca de informações informais entre colaboradores de um mesmo departamento ou setor

Ex.: troca de informação entre diretores, ou gerentes ou coordenadores em interação de tarefas comuns como auxílio para execução de ações ou tomada de decisões específicas.

Diagonal, que é baseada no fluxo de informação entre uma chefia funcional e elementos de outro grupo de trabalho. Visa o fluxo de informação entre especialistas de diferentes áreas funcionais em diferentes níveis de gestão.

Na prática: troca de informações do gestor de um departamento com colaboradores de outro departamento ou setor.

Ex.: consulta e troca de informações entre áreas distintas (assistência técnica x suprimentos comercial x software)

Importante:

O respeito à hierarquia deve sempre ser observado quando o assunto envolver mais de uma gerência ou diretoria. A mensagem deve ser sempre enviada ao seu superior imediato. Caso o assunto envolva outras áreas, consulte-o antes de comunicar gerentes de outras áreas ou diretores. Evite o “by-pass”, que na prática significa o ato de não respeitar a comunicação formal entre os níveis hierárquicos. 
O cuidado para não cometer ingerências, impedindo conflitos desnecessários deve ser lembrado sempre.