E-mail: Um dos vilões da produtividade

O brasileiro gasta em média três horas por dia para ler os seus e-mails, segundo um levantamento da consultoria Triad Consulting. 

Esse tempo pode se tornar um “alto custo” para as empresas.

Grandes corporações como a indústria farmacêutica  Boeringher, começaram a se incomodar com a grande quantidade de mensagens enviadas pelo correio eletrônico.

Uma equipe de trabalho, composta por nove pessoas, conseguiu reduzir em 40% o número de e-mails enviados em 2011, ante 2010, com dicas e planejamentos elaborados por Christian Barbosa, especialista em administração do tempo.

Após essa experiência, os procedimentos foram adotados em todos os departamentos, gerando uma redução de 30% em 2012, comparado ao ano anterior. Em 2011 foram enviados mais de 479 mil e-mails, contra mais de 393 mil e-mails em 2012, uma redução de cerca de 86 mil mensagens.

Confira e veja se é possível adotá-los na sua companhia.

Não existe e-mail urgente

Se uma informação é urgente, ligue ou vá pessoalmente falar com a pessoa.

Não precisa agradecer

E-mails de agradecimento não são extremamente necessários. Mas se para você é realmente muito importante fazer isso, mande a mensagem apenas para a pessoa que executou o serviço.

Máximo de cinco e-mails

Se um assunto se estendeu para cinco e-mails, faça uma reunião ou resolva por telefone.

Utilize um comunicador instantâneo (como Skype) corporativo

O Google Talk, Microsof Office Comunicator (MOC) ou similares. A vantagem é que ele também tem status como o MSN tradicional com frases de “Não perturbe”, “Estou ocupado” ou “Estou livre”. Também têm opção para fazer grupos de conversas.

Faça relatórios

A adoção deuma ferramenta como a  MessageSTAS para saber quantos e-mails são enviados e recebidos mensalmente é uma forma de medir a “produtividade”.

E-mail, quando preciso de você…

Para documentar informações, agendar reuniões, receber aprovações e qualquer outro assunto que não seja imediato.

…e quando você é desnecessário na empresa?

Para enviar piadas, correntes, vídeos ou qualquer outro conteúdo que não esteja relacionado ao trabalho. Deixe uma conta pessoal para a troca desse tipo de mensagem. Fofocas de trabalho também não têm espaço.

Estipule horários

É fundamental estipular períodos do dia para acessar suas mensagens. Ficar com o e-mail aberto faz o nível de interrupções ficar intolerável, aumenta a ansiedade e a sensação de atividades por fazer.

Tenha clareza

O que você precisa fazer primeiro? Você sabe pelo menos 80% do que deve ser feito no seu dia? Segundo Barbosa, se não souber responder a essas perguntas, com certeza vai se perder em tarefas circunstanciais.

Crie um sistema no Outlook

Separe os e-mails onde você está copiado em “PARA” (que precisam da sua ação) daqueles em que você está em “CC” (apenas para a sua informação).

Não esqueça de orientar as pessoas em relação a essa regra. Elas precisam saber que se você precisa estar envolvido na ação, o seu e-mail deve estar no campo “PARA”. Dessa forma ficará mais fácil definir a prioridade das mensagens.

 Fonte: colunas.revistaepocanegocios.globo.com