Um
bom fluxo de comunicação dentro da empresa, agiliza decisões, otimiza o tempo
e reduz retrabalhos.
O
roteiro a seguir, expõe de forma resumida os aspectos mais importantes que
devem ser observados, para que se possa atingir um bom e adequado fluxo de
comunicação, entre os diversos setores e departamentos dentro da organização.
Direções
da Comunicação interna
Fluxo
de comunicação é o modo como uma organização troca informações, sejam elas de
caráter interpessoal, entre setores e departamentos, ou mesmo entre gestores e
colaboradores garantindo que as ideias e os conhecimentos circulem a favor da
empresa, assegurando um desempenho coordenado. Pode ser formal, realizada
através da hierarquia, ou informal, realizada fora do sistema convenciona.
Acontece em quatro direções, conforme figura abaixo:
Descendente ou vertical (de cima para baixo), faz parte da
estrutura de dependência hierárquica.
Parte da gestão de topo para baixo,
através dos níveis superiores hierárquicos, até os demais colaboradores.
Tem a finalidade de informar,
instruir e dirigir.
Traduz a filosofia da empresa,
reflete as características de quem a administra.
Na prática: são as comunicações que envolvem
decisões, supervisão de tarefas e projetos, solicitações de procedimentos,
tarefas ou relatórios, convocações para reuniões ou treinamentos e auditorias.
Ex.: relatórios administrativos, manuais de políticas e procedimentos,
circulares, relatórios escritos sobre desempenho, manuais de empregados etc.
Ascendente
(de baixo para cima) flui dos colaboradores para seus superiores com o
objetivo de fornecer informações à gestão de topo.
Na prática: envolvem ações inerentes
às atribuições funcionais, apresentação de resultados e conclusão de projetos.
Ex.: planilha de resultados, indicadores de desempenho, relatórios, sugestões,
retorno de solicitações superiores. Apresenta propósito informativo e auxilia
na tomada de decisão.
Horizontal
ou Lateral se estabelece entre elementos de mesmo nível
hierárquico, proporcionando uma rápida cooperação e coordenação.
Na prática: Toca de informações
informais entre colaboradores de um mesmo departamento ou setor
Ex.: troca de informação entre
diretores, ou gerentes ou coordenadores em interação de tarefas comuns como
auxílio para execução de ações ou tomada de decisões específicas.
Diagonal, que é baseada no fluxo de
informação entre uma chefia funcional e elementos de outro grupo de trabalho.
Visa o fluxo de informação entre especialistas de diferentes áreas funcionais
em diferentes níveis de gestão.
Na prática: troca de informações do
gestor de um departamento com colaboradores de outro departamento ou setor.
Ex.: consulta e troca de informações
entre áreas distintas (assistência técnica x suprimentos comercial x software)
Importante:
O
respeito à hierarquia deve sempre ser observado quando o assunto envolver mais
de uma gerência ou diretoria. A mensagem deve ser sempre enviada ao seu
superior imediato. Caso o assunto envolva outras áreas, consulte-o antes de
comunicar gerentes de outras áreas ou diretores. Evite o “by-pass”, que na
prática significa o ato de não respeitar a comunicação formal entre os níveis
hierárquicos.
O cuidado para não cometer ingerências, impedindo conflitos
desnecessários deve ser lembrado sempre.
